В этой статье:
- Создание заявки инициатором
- Подписание заявки согласно маршруту согласования

🔸🔸🔸

Этап 1: Подача заявки Инициатором.

Для создания Инициатор заявки:

(1) открывает вкладку «Заявки на платёж»

(2) нажимает «Добавить заявку на платёж»

Инициатором является аккаунт, с которого пользователь авторизован, поэтому поле заполняется автоматически.

Можно указать срочность заявки, включив верхний тумблер.
💡Если оплата будет пропущена в срок, то она станет срочной автоматически.

Укажите дату и банковский счет. Если инициаторы заявок не знают, с какого именно счёта будет произведена оплата, рекомендуем сделать внутри сервиса «Финансист» отдельный счет для подачи заявок. А уже на этапе согласования бухгалтером счёт можно будет изменить.
📝 Настройки справочника банковских счетов (ссылка)

Укажите сумму платежа и данные контрагента. Если указать Email контрагента,
то система сможет отправить уведомление об оплате подрядчику.

⚠️ Обратите внимание, что необходимо начать печатать название контрагента
(трёх букв будет достаточно).

Если у пользователя нет доступа к добавлению и/или изменению данных
по контрагенту, необходимо проверить настройки его роли.
📝 Настройка ролей для пользователей (ссылка)

Поле Статья - является обязательным. А другие поля (Проект, Группы аналитик и т.д.) должны быть заполнены с учетом внутренних инструкций Вашей компании:

💡После настройки согласования рекомендуем создать для Ваших сотрудников внутренний регламент, как именно следует заполнять заявки с учётом особенностей Ваших бизнес-процессов.

В заявке есть возможность отметить, если платёж за третье лицо или это перечисление в бюджет. При включении чекбоксов будут доступны дополнительные поля для заполнения:

Сервис позволяет прикрепить документы, на основе которых создается заявка.
К любой заявке можно добавить комментарий, он будет служить дополнительной информацией о заявке.
💡 Рекомендуем использовать поле «Комментарий» для информации, которая важна только на этапе согласования. После сопоставления с фактическим платежом данная информация в нём не будет указана, она останется только в заявке.

Пока заявка не готова к отправке, её можно «Сохранить» как черновик.
После заполнения всех полей нажмите «Отправить на подписание».

Этап 2: Согласование подписантом

После того как заявка будет отправлена, подписант на Шаге 1 получит уведомление на электронную почту и в мобильном приложении, если использует его на своём смартфоне.
📝 Мобильное приложение | Подача заявки и подписание (ссылка)

При входе в сервис «Финансист» пользователь будет видеть количество заявок, которые требуют подписания.

❗️ Для совершения действий с заявкой нужно перейти в «Заявки на подписание».

С заявками можно совершать массовые действия или открывать каждую
по отдельности:

Дублировать - создаст дубль заявки

Удалить - удалит заявку полностью, в том числе все связи и историю по ней.
Восстановлению такая заявка не подлежит и найти по ней информацию в системе будет невозможно.
💡 Рекомендуем удалять только тестовые заявки, в остальных случаях для отмены пользуйтесь кнопкой «Отклонить».

Вернуть на другой шаг - если нужно вернуть назад для уточнения или корректировки

Отозвать - отказать в заявке, но сохранить все связи и историю по ней.

Подписать - подписать заявку, чтобы она отправилась дальше по маршруту.

Если в Вашей модели ведётся Планирование, то аналитика по остаткам плана будет доступна внутри заявки:

📝 План 2.0 | Настройка и добавление данных (ссылка)

Кроме бюджета в заявке отображается информация о расчетах с контрагентом и остатках на банковском счёте после оплаты. Подробнее в статье:
📝 Согласование платежей | Описание данных в заявке на подписание (ссылка)

После подписания заявки система покажет куда дальше переходит заявка:

Согласованные и отклонённые заявки находятся в разных реестрах:

Внутри заявки сохраняется хронология подписания и ссылка на созданный платёж:

Заявка и плановый платёж связаны между собой: из планового платежа можно перейти в заявку, и наоборот.

После того как данная сумма будет оплачена, важно, чтобы плановый и фактический платёж были сопоставлены для корректного статуса заявки.
📝 Автоматическое сопоставление платежей (ссылка)

🔸🔸🔸

Статьи по теме:
📝 Согласование платежей | Описание данных в заявке на подписание (ссылка)
📝 Функционал согласования платежей (ссылка)
📝 Автоматическое сопоставление платежей (ссылка)
📝 План 2.0 | Настройка и добавление данных (ссылка)
📝 Мобильное приложение | Подача заявки и подписание (ссылка)

💬 Если у Вас возникли сложности по этому или другому вопросу, напишите нам
в чат поддержки. Будем рады Вам помочь!