Загрузка данных с помощью Ехсеl

Для внесения данных с помощью Excel подготовьте файл, который будет содержать основную информацию для загрузки:
– Дата платежа/документа
– Сумма платежа/документа
– Банковский счет (для загрузки платежей)

! Каждый банковский счет загружается отдельным файлом.
! Информация должна располагаться на одном листе. Многостраничные файлы не загружаются.
! Если вы загружаете файл повторно, система не пропустит дубли операций.
! Количество документов/платежей в файле не ограничено. Одна строка = один документ/платеж.

Строгого шаблона файла для загрузки данных нет.
Пример файла для загрузки:

Шаг 1

Нажмите «+ Добавить» и выберите раздел «Факт».

Шаг 2

В открывшемся меню для «Способ внесения факта» установите «Импортировать из файла» (3). Укажите отчёт(4) для отображения данных. Загрузите файл(5) и нажмите «Далее».

Важно! При загрузке документов следует выбрать отчет ПиУ. Для загрузки платежей - ДДС.

Шаг 3 

В разделе «Настройка столбцов» сопоставьте столбцы из Вашей таблицы с полями Финансиста.

Внимание! Если Вы загружаете данные одного направления - приход или расход - достаточно над столбцом с суммами выбрать "Приход" или "Расход".

Если Вы загружаете файл с суммами по двум направлениям одновременно - и приход , и расход - такие данные должны располагаться либо в разных столбцах - отдельно приход и отдельно расход, либо должен быть еще один столбец, где будет указано направление "Приход" и "Расход". Тогда столбец с суммами будет называться "Сумма". А столбец с направлениями - "Направление".

Вы можете сохранить шаблон для автоматического сопоставления столбцов, если Вы планируете загружать похожие файлы с определённой периодичностью. Возможные поля для сопоставления:

1. Дата
2. Приход
3. Расход
4. Сумма
5. Назначение платежа
6. Контрагент
7. ИНН Контрагента
8. КПП Контрагента
9. Направление
10. Примечание
11. Примечание 2
12. Примечание 3
13. Счет Дебет
14. Счет Кредит
15. Номенклатура
16. Проект
17. Организация
18. Менеджер
19. Не выбрано

Если в ходе загрузки файла будут обнаружены некорректные строки, Сервис обозначит их как ошибки и даст возможность отредактировать либо проигнорировать.

После загрузки данных можете проверить их в реестре платежей или документов либо сразу распределить.

Загрузка банковской выписки.

Шаг 1.

Нажмите на кнопку «+ Добавить» (1), раздел «Факт» (2).

Шаг 2

Выберите «Способ внесения факта» – «Выписка в формате 1С» (3), загрузите подготовленный файл с выпиской в раздел «Данные» (4).

Шаг 3 

Сопоставьте столбцы выписки с названиями полей платежа и нажмите кнопку "Далее". Пустые строки Сервис отнесет в ошибки автоматически.

Результат импорта - это количество загруженных платежей. Далее система предложит «Разнести платежи» по статьям и проектам либо перейти к списку операций.

Операции из выписки автоматически загрузятся в раздел «Платежи» и отобразятся в отчете Движения денег как «Нераспределенный расход» и «Нераспределенный приход».

Если вы хотите на основе платежей сформировать отчет ПиУ, нажмите на галочку «Создать документы на основе платежей» (5). В этом случае данные будут продублированы в разделе «Документы». 

Когда вы внесли все изменения, нажмите «Далее». Данные сохранятся через несколько секунд.

Видео как это работает ⬇️

Если возникли вопросы при загрузке выписки, напишите в чат тех-поддержки.