В этой статье:
- Изменение по правилам
- Порядок правил
- Полезные советы при работе с правилами

🔸🔸🔸

Все загруженные в сервис документы и платежи изначально разносятся по системным статьям «Нераспределенный приход» и «Нераспределенный расход». 

В сервисе «Финансист» есть три способа для указания статей в платежах и документах:

1. Вручную внутри отдельной операции или через массовое редактирование.
📝 Массовая работа с данными (ссылка)

2. Автоматическое сопоставление со статьями 1С.
📝 1С | Настройка интеграции (ссылка)

3. Правила разнесения по статьям.
Правила автоматизируют весь процесс разнесения данных, загружаемых
с помощью интеграции или импорта из файла.

⚠️ Обратите внимание, что правила для документов и платежей прописываются отдельно в соответствующих разделах «Документы» и «Платежи».

Изменение по правилам

Шаг 1. Переход к настройке правил.

Перейдите в раздел «Платежи» или «Документы».
(1) Выберите операции по отдельности или выделите все, которые есть в реестре.
(2) Нажмите на кнопку «Изменить по правилам».

 В открывшемся окне выберите тип правила «Статья» и нажмите «Продолжить»:

💡 Перейти к настройке правил также можно из информационной панели в отчётах «Прибыли и убытки» или «Движение денег». Для этого двойным щелчком в отчёте откройте инфопанель (1) и нажмите «Разнести по статьям» (2):

Шаг 2. Создание группы правил.

В открывшемся окне нажмите «Добавить», чтобы создать новую группу правил:

💡Рекомендуем создавать группы правил по направлениям::
- Доходы
- Расходы
- Перемещение денег
- Кредиты, займы, депозиты
- Заработная плата и тд.
Это значительно облегчит поиск и редактирование правил в будущем.

❗️Важно: создавайте не более 10 групп правил. 
Внутри каждой группы есть возможность составить до 500 правил.

Пример: указываем в названии группы «Расходы» и в неё добавляем до 500 правил для расходных операций:

💡 Для поиска нужного правила в будущем будет достаточно воспользоваться полем «Фильтрация».

Шаг 3. Создание правил.

При создании новой группы поле для первого правила готово для заполнения.
Чтобы создать новые правила, нажмите «Добавить условие»:

❗️ Важно: каждое правило работает по принципу "Если ..., то ..." и содержит несколько элементов:

1. Название параметра
Из списка выбираем поле документа или платежа, которое система будет проверять:

2. Оператор
Выбираем оператора, соответствующего условию.
💡 Как показывает практика, в 90% случаев используется оператор «Содержит»:

3. Значение
Значение включает в себя уникальный признак, на который будет ориентироваться система.

4. Статья
На эту статью будет отнесен документ или платеж, соответствующий правилу.
Если нужной статьи нет в предложенном перечне, ее можно создать из текущего окна.

⚠️ Обратите внимание, что статья и операция должны иметь одинаковое направление («Приход» или «Расход»). То есть приходная операция может иметь статью только с направлением «Приход», а расходная только статью с направлением «Расход».

Шаг 4. Проверка применения правила.

После написания правила нажмите «Сохранить шаблон» и проверьте, что статья применилась так, как Вы ожидали:

Вы сможете проверить, какие статьи будут проставлены с учётом прописанных правил, а также увидеть, какое количество операций разнесено и сколько осталось:

❗️Важно: на этом шаге статьи отображены для предварительного просмотра. Только после нажатия кнопки «Сохранить» будет показано количество разнесённых операций и статья будет проставлена окончательно.
После этого можно будет увидеть результат изменений в отчетах.

⚠️ Обратите внимание, что правила применятся только к тем операциям, которые были выбраны на Шаге 1, далее они будут работать для новых и обновлённых через интеграцию документов и платежей. Если нужно изменить статьи в прошлом периоде, его необходимо выбрать в реестре и применить правила самостоятельно:

Примеры правила по статьям см. в статье
📝 Правила по статьям | Примеры правил (ссылка)

Многоуровневые правила

Правило может содержать несколько условий из разных полей с разными операторами. Между условиями будет союз «И».

Условия в правиле можно удалять с помощью «х» (1) и добавлять через «+» (2).

    Примеры правила по статьям см. в статье
   📝 Правила по статьям | Примеры правил (ссылка)

Порядок правил

⚠️ Обратите внимание, что внутри многоуровневого правила действует союз «И».
А между правилами (между «Если») применяется «ИЛИ».

То есть система проверяет последовательно сверху вниз все группы правил:

Внутри группы правил действует такой же алгоритм: последовательно сверху вниз

⚠️ Если на один и тот же документ/платёж может отработать несколько правил, то применится то, которое будет проверено первым.

Например, есть контрагент ИП Романов Николай Александрович, у которого арендуется помещение. Но кроме платежей за аренду есть несколько дополнительных платежей за коммунальные услуги, в отчёте это должны быть отдельные статьи расходов.

Создадим два правила и их порядок будет крайне важен для корректного разнесения по статьям:

Сначала система проверит наличие ключевого слова «аренд» в назначении платежа контрагенту ИП Романов Николай Александрович, чтобы определить статью «Аренда офиса». А все остальные оплаты на это юрлицо будут отнесены на «Коммунальные платежи».

Как изменить порядок правил

Чтобы изменить порядок внутри группы, нажмите на «три точки» справа от правила и выберите, куда его нужно переместить:
- «Вверх» или «Вниз» на один;
- «В начало» или «В конец» всей группы правил.

Здесь же можно удалить правило, если это необходимо.

Порядок применения групп правил в автоматическом режиме можно изменить или отключить неактуальные:
— в настройках финмодели: раздел «Интеграции» → вкладка «Правила подготовки данных» в режиме редактирования интеграции.

— в форме импорта файла.

Полезные советы при работе с правилами

💡Сворачивайте окно написания правил, чтобы скопировать точное значение
из документов или платежей.

⚠️ Обратите внимание, что регистр не имеет значения. Вы можете писать ключевые слова как заглавными, так и строчными буквами. Но мы рекомендуем копировать слова из самого платежа или документа.

💡 При работе с большим массивом переходите на вкладку «Не будут разнесены», чтобы видеть только те операции, которые остались для настройки:

💡 Избегайте одноразовых правил. Если операция в будущем скорее всего
не повторится, то проставьте статью без создания правила:

💡 Если нужно проставить без правила статью на несколько операций, то укажите её в верхней строке, а затем нажмите на стрелку вниз «↓» и статья будет проставлена на все поля ниже.

Эту функцию также можно использовать для очистки поля «Статья» и применения правил заново.

💡Копируйте правила между «Документами» и «Платежами», если используете
в финмодели сквозные статьи, а значения в документах и платежах схожи.

🔸🔸🔸

Статьи по теме:
📝 Правила по статьям | Примеры правил (ссылка)
📝 Настройка правил для распределения данных по проектам (ссылка)
📝 Настройка правил для удаления документов/платежей (ссылка)
📝 Массовая работа с данными (ссылка)

💬 Если у Вас возникли сложности по этому или другому вопросу, напишите нам в чат поддержки. Будем рады Вам помочь!