В этой статье:
- Создание нового шаблона платежа
- Создание шаблона на примере прошлого платежа
- Как проверить плановые платежи в отчёте

🔸🔸🔸

В сервисе «Финансист» создать шаблон можно двумя способами:
- добавить абсолютно новый шаблон;
- создать шаблон на основе уже ранее оплаченного платежа.

Создание нового шаблона платежа

Для создания нового шаблона с нуля, необходимо перейти в реестр «Платежи» → «Шаблоны платежей» → «Добавить шаблон платежа»:

⬇️ Видео, как создать шаблон платежа:

Шаблон можно отметить как «Срочный»:

В отчёте и в реестре «Платежи» такие платежи будут отмечены цветным маркером:

⚠️ Обратите внимание: если несрочный платёж будет пропущен в установленную дату, то признак «Срочный» будет проставлен автоматически.

💡 Мы рекомендуем ставить признак «Срочный» только для очень важных платежей, остальные станут срочными, если будут пропущены.

В шаблоне платежа нужно указать обязательные поля:

(1) Периодичность - как часто платёж будет повторяться.
⚠️ Обратите внимание, что если не ограничить срок повторений (2), то количество изначально созданных платежей будет зависеть от выбранной периодичности.
А затем по мере исполнения плановых платежей в системе будут создаваться новые:
- Каждый день создается 100 платежей вперед
- Каждую неделю создается 52 платежа вперед
- Каждый месяц создается 24 платежа вперед
- Каждый квартал создается 8 платежей вперед
- Каждые полгода создается 4 платежа вперед
- Каждый год создается 2 платежа вперед

(2) Повторять до - это дата, до которой будут идти повторения.
Оставьте пустым, если повторять надо постоянно. Если поле будет пустое или дата будет находиться далеко, то система создаст ограниченное количество платежей (1) и будет добавлять новые платежи после исполнения предыдущих.
💡Мы рекомендуем указывать дату окончания календарного года или дату,
до которой действует текущий договор с данным контрагентом.

(3) Дата первого платежа - это дата, когда нужно заплатить ближайший платёж. С этой даты начнётся генерация всех будущих плановых платежей.
💡 Если оплачивать нужно до 10 числа, то рекомендуем ставить дату на 5-е число, чтобы точно не пропустить данный платёж и провести оплату вовремя.

(4) Выходные дни - выберите, что делать с платежами, выпадающими на выходные: если платёж попадает на субботу или воскресенье, то при настройке «Сдвинуть на предыдущий день» - платёж будет перенесен на пятницу.

(5) Банковский счёт и Организация - укажите счёт, с которого будет оплата. В поле «Организация» будет указано юридическое лицо, которое является владельцем счета.
📝 Настройки справочника банковских счетов (ссылка)
💡 В плановом платеже на конкретную дату банковский счёт можно будет изменить.
Если точно не знаете, с какого счета будет оплата, то выберите любой счет той организации, с которой нужно провести оплату.

(6) Сумма - укажите сумму платежа.
💡В шаблоны чаще всего вносят расходы, но приходы тоже можно внести этим способом. «Приход» это или «Расход» будет определено направлением статьи, указанной далее.

(7) Контрагент - это юридическое лицо, в адрес которого планируется платёж:
- Начните набирать наименование контрагента и если он уже есть в Справочнике, то выберите его из выпадающего списка.
- Если такого контрагента ранее в системе не было, то можно его добавить (при условии, что у пользователя есть такие права).
📝 Настройка ролей для пользователей (ссылка)

📝 Справочник контрагентов | Добавление нового контрагента (ссылка)

(8) Счет - это основание для оплаты (например, выставленный счет или договор).

(9) Статья - это статья в отчёте «Движение денег», по которой будет платёж.
⚠️ Обратите внимание, что при автоматическом сопоставлении платежей статья
в плановом будет приоритетнее правил разнесения.
Например, в плановом платеже указано «Канцтовары», а по правилам проставляется «Хозтовары», при автоматическом сопоставлении будет «Канцтовары» (статья из планового платежа»).
📝 Автоматическое сопоставление платежей (ссылка)

(10) Проект - укажите проект, если данный платёж относится к какому-то конкретному проекту.
💡 При автоматическом сопоставлении планового и фактического платежа, «Проект» будет взят из планового платежа.

(11) Группы аналитик - укажите группу аналитик, если это необходимо.
📝 Группы аналитик: возможности, примеры и настройка (ссылка)
💡 При автоматическом сопоставлении планового и фактического платежа, «Группа аналитик» будет взята из планового платежа.

(12) Ставка НДС - это поле, которое позволяет автоматически рассчитать сумму НДС в поле «Назначение платежа».

(13) Назначение платежа - укажите за что этот платёж, по какому номеру договора.
💡 Если Вы планируете выгружать платежи из «Финансиста» в банк, то:
- укажите формулировку, которая подходит для банка;
- проверьте количество символов (некоторые банки ограничивают количество символов в поле «Назначение» до 210 знаков).

(14) Примечание - в этом поле можно указать любую дополнительную информацию.
💡 В этом поле можно указать условия оплаты. Например, «платим до 10 числа за текущий месяц».

(15) Ответственный - это пользователь, ответственный за данную оплату. Это поле можно оставить пустым.

(16) После проверки всех полей нажмите «Сохранить».

После сохранения во вкладке «Шаблоны платежей» появится новый шаблон.
Его можно будет скопировать или удалить при необходимости:

💡 Если шаблон нужно будет продлить (например, на следующий год), то можно будет двойным щелчком открыть его в этом реестре и изменить дату окончания.

Создание шаблона на примере прошлого платежа

Если у Вас уже собраны фактические данные в отчёте «Движение денег» за прошлый период, то создать шаблон можно на основании уже проведённых оплат. Для этого нужно открыть прошлый платёж.

Способ 1: переход в платёж из отчёта «Движение денег»

(1) Кликните два раза на сумму по статье. 

(2) Раскройте контрагента

(3) Нажмите два раза на платёж

Способ 2: переход из реестра «Платежи»

Если Вы работаете с реестром «Платежи», то нажмите два раза на платёж, чтобы открыть его:

Вне зависимости какой способ перехода в платёж Вы используете при двойном нажатии откроется платёж на весь экран.
Внизу нажмите на кнопку «Создать шаблон»:

Откроется форма создания шаблона, в которой нужно будет указать:

(1) Периодичность - как часто платёж повторяется

(2) Повторять до - это дата, до которой нужно поставить данный платёж в платёжный календарь
💡Мы рекомендуем указывать дату окончания текущего года или дату, до которой действует текущий договор с данным контрагентом.

(3) Выходные дни - выберите, что делать, с платежами, попадающими на выходные: если платёж попадает на субботу или воскресенье, то при настройке «Сдвинуть на предыдущий день» - платёж будет перенесен на пятницу.

(4) Дата первого платежа - это дата, когда нужно заплатить ближайший платёж этому контрагенту.
💡 Если оплачивать нужно до 10 числа, то рекомендуем ставить дату на 5-е число, чтобы точно не пропустить данный платёж и провести оплату вовремя.

Далее поля уже будут заполнены как было в прошлую оплату:

При необходимости отредактируйте поле «Назначение платежа».
Если там указан конкретный месяц, за который была оплата, то удалите это из назначения. В шаблоне не должно быть указания на конкретный месяц.

💡Вы можете поставить нижнее тире, чтобы уже потом в плановом платеже вписать нужный месяц при отправке платежей в банк.

💡 Очистите поле «Примечание» от данных прошлого платежа. Укажите только ту информацию, которая будет общая для всех платежей по шаблону (например, «платим до 10 числа за текущий месяц»): 

После того как проверили все поля, нажмите «Сохранить».

После этого форма создания шаблона закроется и система откроет реестр шаблонов:

А в платежах появятся плановые платежи с этим контрагентом:

Как посмотреть плановые платежи в отчете

В отчёте «Движение денег» включите сценарий «Платежи», чтобы увидеть запланированные суммы и расчёт остатков «сколько останется денег, если эти платежи будут оплачены»:

🔸🔸🔸

Статьи по теме:
📝 Как устроен Платёжный календарь в сервисе «Финансист» (ссылка)
📝 Отправка плановых платежей в банк (ссылка)
📝 Автоматическое сопоставление платежей (ссылка)

💬 Если у Вас возникли трудности по этому или другому вопросу, напишите нам в чат поддержки. Будем рады Вам помочь!